O segredo para lidar com um mundo hiperconectado e com excesso de informações é saber como ser organizado. É o que defende o neurocientista americano Daniel Levitin em seu livro A Mente Organizada – como pensar com clareza na era da informação (ed. Objetiva, 2015, 560 páginas). Para ele, quem não se organiza, corre o risco de deixar que os outros escolham o que será o foco de atenção no dia a dia. E também acabar se estressando mais. “Muitos vão para casa no fim do dia com a sensação de que não fizeram o suficiente e continuam com a cabeça no trabalho – e, quando estão no trabalho, ficam pensando sobre sua casa, sobre a família”, diz Daniel. “Não é uma boa maneira de viver, é frustrante”. Na matéria O Segredo da Organização, na edição 210 da Revista Você S/A, agora nas bancas, você confere dicas para ser mais organizado em diversas áreas de sua vida. Abaixo, veja entrevista com o autor.

Leia também: Saiba como otimizar seu tempo e melhore sua qualidade de vida.

Por que a organização é tão importante?

Ser organizado significa ser capaz de focar no que é mais importante e fazer aquilo que for prioritário. Se não nos organizamos e não definimos nossos objetivos, deixamos o mundo externo decidir nossas prioridades. Então não somos capazes de escolher em que iremos prestar atenção. Entre Whatsapp, Facebook e e-mails, você estará deixando essas coisas interromperem seu fluxo. Você poderia, por exemplo, ter um tempo de descanso ou um tempo de qualidade com sua esposa, mas em vez disso está constantemente vendo o celular. É muito difícil manter o foco quando há muitas coisas disputando sua atenção. As pessoas mais produtivas desligam todas essas fontes de sinais desnecessários quando decidem focar em outra coisa.

Então se organizar é também uma questão de ter mais controle sobre as coisas?

Sim, é absolutamente no que acredito. Se você escreve as coisas que precisa fazer e as prioriza, então você se sente muito mais no controle das coisas, mais focado e portanto mais relaxado. Você não estará constantemente pensando se tem alguma outra coisa que você deveria estar fazendo.As empresas estão dando autonomia para os funcionários priorizarem as tarefas no seu dia a dia?

Muitas nos Estados Unidos estão, é uma tendência. Mesmo organizações militares, que sempre foram conservadoras, têm dado mais autonomia e oportunidade para as pessoas tomarem a iniciativa. É como os japoneses têm feito por muito tempo, deixando que as pessoas, mesmo as que estão embaixo na hierarquia, tenham mais liberdade para organizar suas tarefas e prazos. Se você contrata boas pessoas, isso funciona.

Durante a pesquisa para o seu livro, o senhor passou a adotar um hábito de organização que antes não tinha?

Sim, vários. Um deles é que estou usando meu calendário muito mais do que antes. Se eu tenho uma reunião na semana seguinte e preciso me preparar para ela, marco no calendário, Mas reservo também o tempo para a preparação, cerca de dois dois dias antes. E o que eu preciso fazer para me preparar? Vira uma terceira entrada no calendário. Isso tem me ajudado muito. Não preciso ficar repetindo mentalmente o que preciso fazer, nem tentar me lembrar, porque já está marcado e o próprio calendário me dirá o que preciso fazer.

E o que fazer quando estamos no trabalho e estamos cansados, dispersos e sem energia, mas com prazo para entregar?

Em qualquer relacionamento, comunicação é muito importante. Eu diria para tentar fazer um acordo com seu chefe para mudar o prazo. Se você se sente sobrecarregado, sua atenção começa a divergir e é muito difícil continuar. Normalmente, nessa hora, vamos buscar um café. Mas vai chegar um ponto em que seu cérebro simplesmente não aguenta mais estímulo. É aquela última xícara de café que é ruim para você. Acho que se seu cérebro chegou ao ponto de não conseguir se focar, é preciso fazer uma pausa. Mas uma pausa de verdade, não surfar na internet, mas fazer uma caminhada, ler um livro. O ideal é fazer isso durante cerca de 15 minutos, de duas a três vezes por dia. Fazendo isso, você será muito mais produtivo no resto do tempo. Inclusive, tem uma regra de que controladores de avião, ao tomar uma pausa, não são permitidos a ficar com os olhos em uma tela, seja celular ou computador. Porque isso não descansa o cérebro, só desgasta mais.

Como a organização pode ajudar nossa inteligência emocional?

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